Teams, ZOOM, Skype, Facetime, Google Hangouts. Iedereen kent de handige tools om videocalls op te zetten, maar lang niet iedereen weet ook hoe die tools efficiënt gebruikt kunnen worden. Wie regelmatig video-calls doet of vergadert met mensen aan de andere kant van de wereld, weet dat videogesprekken en online meetings nog te vaak amateuristisch worden aangepakt. Met alle negatieve gevolgen van dien: je maakt geen goede indruk en in het slechtste geval haken potentiële klanten en interessante investeerders af. Tijd dus om je video-call-skills te polijsten en ervoor te zorgen dat je ook tijdens online afspraken altijd een goede beurt maakt.

Hoe pak je je video-calls professioneel aan? Met deze tips kom je al een heel eind verder...

1. Zet je computer ver genoeg van je af.

Zorg ervoor dat je niet te dicht bij je camera zit. Als je een vergadering in real life doet, dan ga je ook niet bij je gesprekspartner op de schoot zitten. Wie te dicht bij de camera zit, komt al snel opdringerig over. Bovendien kan de persoon aan de andere kant van de lijn zich ongemakkelijk voelen. Een afstand van ongeveer 1 meter van je camera is zeker goed.

2. Zorg dat de camera ongeveer op ooghoogte staat.

Je zit misschien niet in dezelfde ruimte als je gesprekspartner, maar je bent wel een gesprek aan het voeren. Door de camera op ooghoogte te zetten, zorg je ervoor dat je op een natuurlijke manier oogcontact kan maken met de persoon aan de andere kant. 

3. Let op de achtergrond van je gesprek.

Kies een egale achtergrond voor je video call, of zorg ervoor dat de muur achter je niet te druk is. Dat leidt je gesprekspartner alleen maar af.

Zorg er ook voor dat je niet opgaat in de muur: als de muur achter je okergeel is en jij draagt net je favoriete okergele hemd, dan ziet je gesprekspartner enkel een zwevend hoofd, en dat lijkt nergens op. 

Vermijd tegenlicht. Zet je bijvoorbeeld niet met je rug naar een raam.

4. Gebruik een hoofdtelefoon.

Bang dat een hoofdtelefoon ervoor zorgt dat je er als een callcentermedewerker gaat uitzien? Niet nodig. Een hoofdtelefoon hoort bij het medium. Meer nog, hij kan ervoor zorgen dat je de conversatie beter kan volgen. Heb je een hoofdtelefoon met microfoon? Nog beter, want zo verstaat ook je gesprekspartner je luid en duidelijk.

Laat de audio- of videokwaliteit van je gesprekken nog steeds te wensen over? Check dan zeker de settings van je gesprekken. Wanneer je een draadloze hoofdtelefoon or oortjes gebruikt kiest de software er soms voor om toch de microfoon van je laptop te gebruiken. Check welke het beste werkt en pas de configuratie aan indien nodig.

5. Neem nota's op een apart scherm of toestel.

Niemand houdt van die irritante tikgeluiden tijdens conference calls. Door je iPad te gebruiken of je bedenkingen op een eenvoudig blad papier te schrijven, vermijd je die frustratie bij je gesprekspartner.

6. Durf de mute-knop te gebruiken.

Heb je niets te vertellen of is er veel omgevingsgeluid? Gebruik dan de mute-knop om rust te creëren in het gesprek.

7. Modereer het gesprek.

Zorg dat er iemand is - jij of iemand anders - die het gesprek in goede banen leidt. De moderator zorgt ervoor dat de agenda gevolgd wordt en dat iedereen aan het woord gevraagd wordt. 

Zorg ook voor supporting slides (zet desnoods enkel je vragen op de slides) of zorg voor anders visueel materiaal zodat iedereen kan meevolgen.

 
Als je deze tips in het achterhoofd houdt, dan kom je beslist een pak professioneler voor de dag. Succes!